Datganiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd

Mae Cyngor Cymuned Y Fali yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn unig pan fo sail gyfreithlon dros wneud hynny ac at ddibenion sy'n ymwneud â'i swyddogaethau cyhoeddus, ei wasanaethau, ei gyflogaeth, ei gontractau a'i ddyletswyddau cyfreithiol. Dim ond y wybodaeth sydd ei hangen arnom a gesglir gennym, caiff ei chadw'n ddiogel, ni chaiff ei chadw'n hirach nag sy'n angenrheidiol, ac rydym yn parchu eich hawliau gwybodaeth. Ceir rhagor o fanylion yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

1. Ynglŷn â’r hysbysiad hwn

Mae'r hysbysiad hwn yn esbonio sut mae Cyngor Cymuned Y Fali (y Cyngor) yn trin gwybodaeth bersonol. Mae'n berthnasol i drigolion, gohebwyr, defnyddwyr gwasanaethau, cynghorwyr, cyflogeion, ymgeiswyr am swyddi, contractwyr, cyflenwyr, ymgeiswyr am grantiau neu roddion, llogwyr cyfleusterau, ymgeiswyr mynwent ac unigolion eraill sy'n ymwneud â'r Cyngor.

Ystyr gwybodaeth bersonol yw gwybodaeth sy'n ymwneud ag unigolyn byw sydd wedi'i adnabod neu y gellir ei adnabod. Nid yw gwybodaeth am berson sydd wedi marw yn wybodaeth bersonol o dan GDPR y DU, er bod gwybodaeth am berthnasau byw, ymgeiswyr a chynrychiolwyr yn parhau i gael ei diogelu.

Mae'r Cyngor yn prosesu gwybodaeth bersonol yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU), Deddf Diogelu Data 2018 a Deddf Data (Defnyddio a Mynediad) 2025, fel y cânt eu diwygio a'u dwyn i rym o bryd i'w gilydd.

2. Pwy ydym ni a sut i gysylltu â ni

Cyngor Cymuned Y Fali yw'r rheolydd data. Mae hyn yn golygu mai'r Cyngor sy'n penderfynu pam a sut y defnyddir gwybodaeth bersonol.

Cyswllt diogelu data: Ms Anwen Jones, Clerc a Swyddog Ariannol Cyfrifol

Cyngor Cymuned Y Fali, 10 Gorffwysfa, Lon Fain, Dwyran, Llanfairpwll, Ynys Môn LL61 6YJ

Ffôn: 07375 781090

E-bost: clerk@valley-community-council.wales

Defnyddiwch y manylion cyswllt hyn os hoffech ofyn cwestiwn, arfer eich hawliau gwybodaeth neu wneud cwyn ynghylch diogelu data. Os bydd y Cyngor yn penodi Swyddog Diogelu Data dynodedig neu gynghorydd diogelu data allanol, bydd y manylion cyswllt cyfredol yn cael eu cyhoeddi ar wefan y Cyngor.

3. Gwybodaeth bersonol y gallwn ei gasglu

3.1 Gwybodaeth adnabod a chyswllt, gan gynnwys enwau, cyfeiriadau, rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost, llofnodion a'r iaith neu'r dull cyfathrebu a ffefrir.

3.2 Gohebiaeth, ymholiadau, cwynion, ymatebion i ymgyngoriadau, deisebau, ceisiadau am wasanaeth a chofnodion o'r modd y cafodd materion eu trin.

3.3 Gwybodaeth am y Cyngor a llywodraethu democrataidd, gan gynnwys manylion cynghorwyr, datganiadau o fuddiant, presenoldeb, lwfansau, hyfforddiant, aelodaeth pwyllgorau a gwybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer cofrestrau cyhoeddus.

3.4 Gwybodaeth ariannol a thrafodiadau, gan gynnwys anfonebau, manylion banc, taliadau, grantiau, rhoddion, contractau, dyfynbrisiau a gwybodaeth yswiriant. Nid yw'r Cyngor yn cadw manylion llawn cardiau talu oni bai fod gwasanaeth talu diogel ac awdurdodedig yn gofyn am hynny.

3.5 Gwybodaeth am fynwentydd a chofebau, gan gynnwys manylion cyswllt ymgeiswyr a chyfarwyddwyr angladdau, trefniadau claddu, hawliau claddu unigryw, cofnodion beddau a chofebau, taliadau a dogfennau ategol.

3.6 Gwybodaeth am gyfleusterau, parciau, digwyddiadau a llogi, gan gynnwys archebion, deiliaid allweddi, yswiriant, asesiadau risg, adroddiadau am ddigwyddiadau a chysylltiadau mewn argyfwng.

3.7 Gwybodaeth cyflogaeth a recriwtio, gan gynnwys hanes gwaith, cymwysterau, geirdaon, cyflogres, treth, pensiwn, presenoldeb, perfformiad, hyfforddiant ac addasiadau yn y gweithle.

3.8 Ffotograffau, fideo neu sain lle mae gan y Cyngor sail gyfreithlon i'w creu neu eu cyhoeddi. Os caiff cyfarfod neu ddigwyddiad ei recordio, bydd pobl yn cael gwybod am hynny lle bo'n rhesymol ymarferol.

3.9 Gwybodaeth dechnegol a gynhyrchir drwy wefan, e-bost neu systemau TG y Cyngor, megis cyfeiriad IP, gwybodaeth am ddyfais neu borwr, cofnodion diogelwch a dewisiadau cwcis.

4. O ble rydym yn cael y wybodaeth

Fel arfer, rydym yn cael gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol gennych chi. Fodd bynnag, gallwn hefyd ei derbyn gan:

4.1 Cyngor Sir Ynys Môn ac awdurdodau cyhoeddus eraill;

4.2 cynghorwyr, cyflogeion, contractwyr, sefydliadau cymunedol a chynghorwyr proffesiynol;

4.3 cyfarwyddwyr angladdau, saerfeini coffa, cwmnïau yswiriant, banciau, darparwyr cyflogres neu bensiwn;

4.4 cyrff gorfodi'r gyfraith, rheoleiddwyr, archwilwyr neu wasanaethau ombwdsmon;

4.5 cofrestrau cyhoeddus, ffynonellau cyhoeddedig, llwyfannau cyfryngau cymdeithasol neu unigolion eraill sy'n gweithredu gyda'ch awdurdod; a

4.6 systemau gwefan, e-bost a diogelwch pan fyddwch yn defnyddio'r gwasanaethau hynny.

Os daw gwybodaeth o ffynhonnell arall, byddwn yn darparu gwybodaeth preifatrwydd lle mae'r gyfraith yn mynnu hynny ac os yw'n bosibl ac yn gymesur i wneud hynny.

5. Pam rydym yn defnyddio gwybodaeth a'r seiliau cyfreithlon

Rhaid i'r Cyngor gael sail gyfreithlon ar gyfer pob defnydd o wybodaeth bersonol. Bydd y sail a ddefnyddir yn dibynnu ar bwrpas y prosesu a'r amgylchiadau perthnasol. Nodir y prif ddibenion isod.

Tasg gyhoeddus yw pan fo defnyddio gwybodaeth bersonol yn angenrheidiol er mwyn i'r Cyngor arfer ei bwerau swyddogol neu gyflawni dyletswydd er budd y cyhoedd sydd wedi'i sefydlu mewn cyfraith. Ni fydd y Cyngor yn dibynnu ar fuddiannau cyfreithlon safonol i gyflawni ei swyddogaethau cyhoeddus swyddogol.

Pan mai caniatâd yw'r sail gyfreithlon, gallwch dynnu'r caniatâd hwnnw'n ôl unrhyw bryd. Ni fydd tynnu caniatâd yn ôl yn effeithio ar unrhyw ddefnydd o'ch gwybodaeth a oedd yn gyfreithlon cyn i'r caniatâd gael ei dynnu'n ôl. Ni fydd gwrthod na thynnu caniatâd yn ôl yn effeithio ar wasanaethau statudol sy'n dibynnu ar sail gyfreithlon arall.

6. Gwybodaeth categori arbennig a gwybodaeth am droseddau

Mae rhai mathau o wybodaeth yn gofyn am ddiogelwch ychwanegol. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am iechyd, anabledd, tarddiad hiliol neu ethnig, credoau crefyddol neu athronyddol, barn wleidyddol, aelodaeth o undeb llafur, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol, data genetig a data biometrig a ddefnyddir i adnabod unigolyn.

Bydd y Cyngor ond yn defnyddio gwybodaeth categori arbennig pan fo sail gyfreithlon o dan Erthygl 6 ac amod perthnasol o dan Erthygl 9 yn berthnasol. Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, gall hyn gynnwys dyletswyddau cyflogaeth a diogelu cymdeithasol, budd sylweddol i'r cyhoedd, hawliadau cyfreithiol, buddiannau hanfodol neu ganiatâd penodol.

Bydd mesurau diogelu a rheolaethau mynediad priodol yn cael eu defnyddio, a bydd Dogfen Bolisi Briodol y Cyngor yn berthnasol pan fo Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018 yn ei gwneud yn ofynnol.

Dim ond pan fo'r gyfraith yn caniatáu hynny y bydd gwybodaeth am droseddau yn cael ei phrosesu, a bydd mesurau diogelu priodol yn cael eu rhoi ar waith. Er enghraifft, pan fo gwiriad diogelu, ymchwiliad neu fesur atal twyll cyfreithlon yn angenrheidiol.

7. Cofnodion cyhoeddus, cyfarfodydd a thryloywder

Fel corff cyhoeddus, mae'n rhaid i'r Cyngor gyhoeddi neu sicrhau bod gwybodaeth benodol ar gael i'r cyhoedd. Gall hyn gynnwys agendâu, cofnodion, penderfyniadau, manylion cynghorwyr, datganiadau o fuddiant, taliadau, gwybodaeth archwilio, contractau a chofnodion eraill y mae'r gyfraith neu gynllun cyhoeddi'r Cyngor yn ei gwneud yn ofynnol eu darparu.

Gall gwybodaeth a roddir mewn cyfarfod cyhoeddus neu drwy ohebiaeth ymddangos mewn cofnod cyhoeddus pan fo hynny'n angenrheidiol, yn gymesur ac yn gyfreithlon. Bydd y Cyngor yn osgoi cyhoeddi gwybodaeth bersonol ddiangen ac yn golygu neu'n cadw gwybodaeth yn ôl pan fo eithriad neu ofyniad cyfrinachedd yn berthnasol.

Caiff ceisiadau a wneir o dan Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 neu Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 eu trin ar wahân i geisiadau am wybodaeth bersonol. Bydd y Cyngor yn ceisio sicrhau cydbwysedd rhwng ei ddyletswyddau tryloywder a hawliau diogelu data unigolion.

8. Gyda phwy y gallwn rannu gwybodaeth

Dim ond pan fo hynny'n angenrheidiol, yn gymesur ac yn gyfreithlon y byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol. Gall derbynwyr gynnwys:

8.1 Cyngor Sir Ynys Môn, Llywodraeth Cymru ac awdurdodau cyhoeddus eraill;

8.2 Archwilio Cymru, archwilwyr mewnol, Cyllid a Thollau EF, darparwyr cyflogres a phensiynau;

8.3 Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, yr heddlu, llysoedd, tribiwnlysoedd a rheoleiddwyr;

8.4 banciau, cwmnïau yswiriant, cyfreithwyr, cynghorwyr proffesiynol a gwasanaethau adennill dyledion lle bo'n gyfreithlon;

8.5 trefnwyr angladdau, seiri maen coffa, contractwyr mynwent a darparwyr gwasanaeth perthnasol;

8.6 contractwyr a chyflenwyr sy'n darparu gwasanaethau gwefan, e-bost, storio cwmwl, cymorth TG, cyfieithu, argraffu, cynnal a chadw, diogelwch neu wasanaethau eraill;

8.7 sefydliadau cymunedol neu bartneriaid prosiect pan fo gweithgaredd ar y cyd yn gofyn am rannu gwybodaeth; a

8.8 aelodau'r cyhoedd pan fo'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol cyhoeddi neu ddatgelu gwybodaeth, neu pan fo hynny er budd y cyhoedd.

Pan fydd sefydliad arall yn prosesu gwybodaeth ar ein rhan, byddwn yn sicrhau bod contract ysgrifenedig priodol a mesurau diogelu data addas ar waith. Pan fydd sefydliadau'n penderfynu eu dibenion eu hunain dros ddefnyddio gwybodaeth, byddant yn gweithredu fel rheolwyr data ar wahân ac yn gyfrifol am gydymffurfio â'u rhwymedigaethau eu hunain.

Ni fyddwn yn gwerthu gwybodaeth bersonol.

9. Trosglwyddiadau rhyngwladol

Nod y Cyngor yw cadw gwybodaeth bersonol o fewn y Deyrnas Unedig. Fodd bynnag, gall rhai darparwyr technoleg neu wasanaethau cwmwl cymeradwy storio neu gael mynediad at wybodaeth mewn gwlad arall. Pan fydd hyn yn digwydd, bydd y Cyngor yn defnyddio trefniadau trosglwyddo a ganiateir gan gyfraith diogelu data'r DU, megis rheoliadau digonolrwydd y DU, Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol y DU (IDTA), Atodiad y DU i gymalau cytundebol cymeradwy, neu fesur diogelu cyfreithlon arall. Mae rhagor o wybodaeth am y mesurau diogelu perthnasol ar gael ar gais, yn amodol ar unrhyw gyfyngiadau cyfrinachedd cyfreithlon.

10. Pa mor hir rydym yn cadw gwybodaeth

Dim ond cyhyd ag sydd ei angen at y diben y cafodd ei chasglu, i fodloni gofynion cyfreithiol neu archwilio, i gadw cofnodion o werth cyhoeddus, neu i sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol y byddwn yn cadw gwybodaeth.

Rhagoriaeth sydd gan Atodlen Cadw a Gwaredu Cofnodion y Cyngor os oes unrhyw wahaniaeth rhyngddi a'r cyfnodau isod. Y cyfnodau canlynol yw'r rhai arferol, ond gallant gael eu hymestyn os yw'r gyfraith, archwiliad, mater diogelu, yswiriant, achos cyfreithiol, cwyn weithredol neu ofyniad i gadw'r cofnod yn mynnu hynny.

11. Sut rydym yn diogelu gwybodaeth

Mae'r Cyngor yn defnyddio mesurau technegol a threfniadol cymesur i ddiogelu gwybodaeth. Mae'r rhain yn cynnwys rheolaethau mynediad yn seiliedig ar rolau, dyfeisiau a chyfrifon diogel, dilysu aml-ffactor lle bo ar gael, rheoli cyfrineiriau, copïau wrth gefn, gwaredu gwybodaeth yn ddiogel, hyfforddiant ac ymwybyddiaeth staff ac aelodau, gwiriadau ar gyflenwyr, trefniadau adrodd am ddigwyddiadau a gofynion cyfrinachedd. Cyfyngir mynediad at wybodaeth i'r rhai sydd ei hangen at ddiben awdurdodedig.

Nid oes unrhyw ddull o storio neu drosglwyddo gwybodaeth sy'n gwbl ddi-risg. Os bydd tor-data personol yn digwydd, bydd y Cyngor yn asesu'r risg, yn cymryd camau i gyfyngu ar yr effaith ac adfer y sefyllfa, yn cadw cofnod o'r digwyddiad ac yn rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ac i'r unigolion perthnasol pan fo'r gyfraith yn mynnu hynny.

12. Eich hawliau gwybodaeth

Yn dibynnu ar yr amgylchiadau a'r sail gyfreithlon, efallai bod gennych yr hawl i:

12.1 ofyn am gadarnhad ein bod yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol a derbyn copi ohoni;

12.2 gofyn inni gywiro gwybodaeth sy'n anghywir neu'n anghyflawn;

12.3 gofyn inni ddileu gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau;

12.4 gofyn inni gyfyngu ar y ffordd y defnyddir gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau;

12.5 gwrthwynebu prosesu sy'n seiliedig ar dasg gyhoeddus neu fuddiannau cyfreithlon, gan gynnwys hawl lwyr i wrthwynebu marchnata uniongyrchol;

12.6 derbyn gwybodaeth rydych wedi'i darparu mewn fformat cludadwy pan fo'r prosesu'n awtomataidd ac yn seiliedig ar ganiatâd neu gontract;

12.7 tynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd pan mai caniatâd yw'r sail gyfreithlon; a

12.8 herio penderfyniad sylweddol a wnaed yn gyfan gwbl drwy brosesu awtomataidd a gofyn am fesurau diogelu priodol lle bo hynny'n berthnasol.

Nid yw'r hawliau hyn yn absoliwt. Er enghraifft, efallai y bydd angen i'r Cyngor gadw cofnodion cyfarfodydd, cofnodion ariannol, cofnodion mynwent neu wybodaeth arall er mwyn bodloni dyletswydd gyfreithiol neu gyflawni tasg gyhoeddus.

I wneud cais, cysylltwch â'r Clerc gan ddefnyddio'r manylion yn adran 2. Efallai y byddwn yn gofyn am wybodaeth er mwyn cadarnhau eich hunaniaeth neu egluro eich cais. Fel arfer, byddwn yn ymateb o fewn un mis o dderbyn y cais ac unrhyw wybodaeth angenrheidiol i gadarnhau hunaniaeth neu unrhyw ffi berthnasol. Gellir ymestyn y cyfnod hwn os yw'r gyfraith yn caniatáu hynny, a byddwn yn egluro'r rheswm dros unrhyw estyniad.

13. Cwynion diogelu data

Os nad ydych yn fodlon ar y ffordd y mae'r Cyngor wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol neu wedi delio â chais ynghylch eich hawliau gwybodaeth, cysylltwch â'r Clerc yn y lle cyntaf. Gallwch gyflwyno cwyn drwy e-bost, drwy'r post neu dros y ffôn gan ddefnyddio'r manylion yn adran 2.

Bydd y Cyngor yn darparu cymorth rhesymol i'ch helpu i wneud cwyn, yn cydnabod y gŵyn cyn gynted ag sy'n ymarferol ac o fewn 30 diwrnod fan hwyraf, yn ymchwilio iddi'n briodol ac yn rhoi gwybod i chi am y canlyniad heb oedi diangen. Ein nod yw cydnabod cwynion o fewn pum diwrnod gwaith lle bo modd. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw gamau a gymerwyd ac am eich hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO): Gwneud cwyn | ICO I Ffôn: 0303 123 1113

Gallwch gysylltu â'r ICO heb gwyno i'r Cyngor yn gyntaf, er y bydd yr ICO fel arfer yn disgwyl eich bod wedi rhoi cyfle i'r Cyngor ymateb.

14. Plant a phobl sydd angen cymorth

Weithiau gall y Cyngor brosesu gwybodaeth am blant neu oedolion sy'n agored i niwed mewn cysylltiad â digwyddiadau, cyfleusterau, cwynion, diogelwch neu ddiogelu. Byddwn yn casglu'r lleiafswm o wybodaeth sydd ei hangen, yn defnyddio esboniadau clir ac addas i oedran lle bo angen, ac yn cynnwys rhiant, gwarcheidwad neu gynrychiolydd lle bo hynny'n briodol ac yn gyfreithlon. Gellir rhannu gwybodaeth frys neu wybodaeth ddiogelu heb ganiatâd pan fo sail gyfreithlon arall yn berthnasol.

15. Penderfyniadau awtomataidd

Nid yw'r Cyngor ar hyn o bryd yn gwneud penderfyniadau sydd â goblygiadau cyfreithiol neu effeithiau sylweddol tebyg drwy brosesu awtomataidd yn unig. Os bydd hyn yn newid, byddwn yn egluro'r rhesymeg a ddefnyddir, y canlyniadau tebygol a'r mesurau diogelu perthnasol, ac yn darparu'r hawliau y mae'r gyfraith yn eu mynnu.

16. Gwefan, cwcis a chyfryngau cymdeithasol

Gall gwefan y Cyngor a'i darparwyr gwasanaeth brosesu gwybodaeth dechnegol sy'n angenrheidiol i ddarparu a diogelu'r wefan. Bydd cwcis a thechnolegau tebyg yn cael eu defnyddio yn unol â deddfwriaeth berthnasol sy'n ymwneud â diogelu data a chyfathrebiadau electronig. Lle bo angen caniatâd ar gyfer cwcis nad ydynt yn hanfodol, bydd defnyddwyr yn cael dewis.

Gall rhai nodweddion ar y wefan, gan gynnwys mapiau sydd wedi'u hymgorffori, gael eu darparu gan wasanaethau mapio trydydd parti. Pan fydd y nodweddion hyn yn cael eu gweld, gall y darparwr gwasanaeth dderbyn gwybodaeth dechnegol, megis eich cyfeiriad IP, fel rhan o'r broses o ddarparu cynnwys y map.

Mae llwyfannau cyfryngau cymdeithasol yn rheolyddion data ar wahân ar gyfer gwybodaeth bersonol y maent yn ei phrosesu drwy eu gwasanaethau. Gall gwybodaeth a gyhoeddir yn gyhoeddus ar y llwyfannau hyn fod yn weladwy i eraill. Gofynnir i chi beidio â rhannu gwybodaeth bersonol sensitif mewn sylwadau cyhoeddus ac i gysylltu â'r Clerc yn breifat lle bo hynny'n briodol.

17. Newidiadau a fformatau amgen

Byddwn yn adolygu'r hysbysiad hwn yn rheolaidd ac yn cyhoeddi'r fersiwn gyfredol ar wefan y Cyngor. Bydd unrhyw newidiadau sylweddol yn cael eu hamlygu lle bo hynny'n briodol. Cedwir fersiynau blaenorol fel rhan o gofnodion llywodraethu'r Cyngor.

Dylid cyhoeddi'r hysbysiad hwn yn Gymraeg ac yn Saesneg. Gellir gofyn i'r Clerc am gopïau mewn fformat hygyrch neu fformat amgen.